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シンガポールの会社における「会社秘書役」について

シンガポールの会社における「会社秘書役」とは、

どのような資格が必要で、どのような業務を行うのでしょうか。

 

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会社秘書役の資格

シンガポールの会社で「会社秘書役」に任命されるのは、

非公開会社の場合は特別な資格は必要ありませんが、

公開会社の場合は、弁護士や会計士等、

会社法171条1AA項に指定される資格を保有する必要があります

 

改正後会社法では、

非公開会社の場合は、会社秘書役もしくはその代理人が

迅速に連絡が取れる状況にいるならば、

会社が登録されている住所に常駐する必要はありません。

 

会社秘書役の所属

会社秘書役は、会社の役員であったり、従業員である必要はありません。

会計事務所や弁護士事務所など外部の機関に、委託することも可能です。

会社の規模が比較的小さい場合、

取締役が会社秘書役を兼任することもありますが、

取締役が一人のみの場合は、会社秘書役と兼任することはできません

 

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会社秘書役の業務

会社秘書役は、会社法上必要な登録や、届け出、通知を行い、

株主総会の運営や議事録の作成または保管などの事務も行います。

主な会社秘書役の業務は3つにわけることができます。

 

会社法と定款に関して

財務関係書類の登録や、定款の変更等の登録業務

会社秘書役の主な業務でもあります。

また、株主の名簿や担保名簿の作成と管理、

取締役などの役員の名簿や社債権者の名簿の作成と管理、

その他会社が保有する名簿や議事録などの作成と管理を行います。

 

取締役会に関して

取締役会やその他の委員会の準備も、会社秘書役の業務です。

議題を策定し、議事録の作成や保管も行います。

 

株主総会に関して

株主総会の準備も、会社秘書役の業務の一つです。

定時株主総会や臨時株主総会の招集通知の準備や発送も、

会社秘書役が行うことに指定されていることが多いです。

株主総会に参加できない人への委任状フォームの発送や、

議決権行使の確保、そして議事録の作成も重要な業務となります。

 

会社秘書役の定数

会社秘書役に定数はありませんが、

全ての会社は1人以上の会社秘書役を置く必要があります。

会社法171条1項に定められている通り、

会社秘書役はシンガポールに居住する自然人である必要があります。

 

ネットや電話などを通して、「代行秘書」を利用する会社が

日本でも増えてきました。

電話やネットで「代行秘書」が秘書業務を担当してくれるシステムですが、

シンガポールの会社法では、

迅速な対応ができる人に会社秘書役は限られるので、

「代行秘書」を会社秘書役にすることは不可能です。

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